fbpx

Despre evenimente prin ochii organizatorului

„A goal without a plan is just a wish”

 

Iată ca am început acest articol gândindu-mă sa va povestesc o zi din viața mea ca si organizator de evenimente. Dar nu am putut alege o zi, deoarece fiecare este diferita si plina de provocări.

Faptul ca nu este o activitate monotona m-a atras încă din primele clipe.

Citatul de mai sus, mă reprezintă si el a fost cărămida pe care mi-am construit toata activitatea ca si organizator de evenimente. Am pornit in aceasta călătorie in 2007, a fost o decizie buna, probabil cea mai buna decizie pe care am luat-o pana acum.

Uneori când rememorez evenimentele la care am participat ca si organizator, pot spune cu mana pe inima ca acest job este unul dintre cele mai stresante din lume, dar cu satisfacții pe măsură.

Ceea ce este 𝐩𝐫𝐢𝐜𝐞𝐥𝐞𝐬𝐬 𝐢̂𝐧 𝐚𝐜𝐞𝐚𝐬𝐭𝐚 𝐢𝐧𝐝𝐮𝐬𝐭𝐫𝐢𝐞 este faptul ca reușești sa strângi si peste 1000 de oameni la un eveniment si ai ocazia sa-i vezi bucurându-se si aplaudând frenetic momentele special realizate pentru ei.

Mă întreba cineva ce trebuie sa știe un organizator de evenimente. I-am spus cu zâmbetul pe buze, „noi facem cursuri de magie in timpul liber”. Suntem magicieni ce jonglam cu timpul, cu oamenii si de cele mai multe ori transformam imposibilul in posibil.

Despre evenimente prin ochii organizatorului

Puterea mea sa mă teleportez! Când gestionezi un eveniment, nu de puține ori ti se solicita prezenta in mai multe locuri in același timp. Nici acum nu știu cum mi-a reușit aceasta scamatorie! Dar iată ca am folosit-o cu succes.

Reușești sa mulțumești pe toata lumea, clientul, furnizorul, locația si invitații! Daca ai senzația ca nu tine de magie pura, rândul de mai sus, te provoc sa încerci sa-ti mulțumești 10 prieteni in același timp.

Sa organizezi evenimente este interesant. Este meseria perfecta pentru toți cei ce iubesc provocările si doresc sa învețe mereu lucruri noi.

A organiza evenimente este o experiență ce iți testează mereu limitele si te încurajează sa te dezvolți in permanență.

Pe mine aceasta meserie m-a ajutat enorm, m-a ajutat sa învăț sa-mi dezvolt calități precum carisma, creativitatea, răbdarea si planificarea. Am cunoscut oameni interesanți de la care am învățat mereu lucruri noi.

A organiza un eveniment înseamnă mereu sa identifici nevoile si dorințele clientului.

Este nevoie sa afli toate detaliile importante

  • tipul evenimentului
  • cui se adresează
  • numărul invitaților
  • când trebuie organizat
  • durata acestuia.

Sunt întrebări simple cu care pornești orice întâlnire , ulterior revii cu propuneri si soluții care sa se încadreze in bugetul alocat. Apoi împreună cu clientul tău stabiliți ce păstrați si ce anume trebuie sa înlocuiți.

Gândește-te ca tu jonglezi cu nenumărate servicii pentru un singur eveniment. Daca clientul tău isi dorește o reducere a costurilor, el ti se adresează ție iar tu la rândul tău trebuie sa discuți cu fiecare furnizor in parte. Acum ești iar magicianul, care trebuie sa fie organizat si sa-si dozeze energia pentru a obține cele mai bune rezultate pentru client.

Aceasta parte din planificarea unui eveniment este etapa cea mai dificila:

stabilirea si finalizarea bugetului.

Aici va fi propriul tău război psihologic. Gândește-te ca tu poți avea si peste 20 de furnizori pentru un eveniment si va trebui sa negociezi cu fiecare dintre ei intr-un timp limitat.

Bugetul este singurul care va suferi modificări si după finalizarea evenimentului.

Munca nu se oprește niciodată de la planificare acum treci spre implementarea acestuia. Probabil este partea cea mai frumoasa, atunci când iți vezi asemeni unui artist opera pusa in scena.

Chiar si in aceasta etapa, vei întâmpina provocări si va trebui sa te adaptezi situației.

Tu ca si organizator vei ajunge primul in locație si vei pleca ultimul, vei coordona furnizorii si echipele, te vei asigura ca totul se desfășoară conform programului stabilit împreună cu clientul.

Vei învăța sa fii invizibil. Da ai auzit bine! Chiar daca ești prezent mereu in toate etapele evenimentului, laudele si laurii pentru acesta ii va primi clientul tău.

Am ajuns la finalul evenimentului si toata lumea este mulțumită. Dar tu încă nu ti-ai finalizat treaba. Urmează etapa post eveniment. Etapa decisiva in care se vor analiza punctele forte si punctele slabe, ce au funcționat conform flow-ului stabilit inițial si ce a trebuit sa sufere modificări.

Nu trebuie sa iți ceri scuze pentru „greșeli”!

Trebuie sa te pregătești temeinic pentru aceasta întâlnire, sa-ti analizezi evoluția si serviciile prestate si sa-ti asumi erorile. Sa oferi soluții pentru evenimentele viitoare si sa garantezi ca vei fi pregătit.

 

Prin ochii mei, un eveniment, înseamnă mai mult decât o interacțiune intre participanți. Înseamnă sa oferi experiențe, înseamnă sa te conectezi cu clientul si sa-i identifici nevoile si dorințele. Sa asculți cu atenție si sa te provoci mereu sa-ti depășești limitele.

 

Tu te-ai vedea in poziția unui organizator de evenimente?

Supriza vine la final. Am pregatit pentru tine un mini curs in care iti prezint ce inseamna sa fii organizator de evenimente si cum sa te pregatesti pentru primul tau eveniment.

Acceseaza AICI mini cursul meu

 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *