Nu ai un buget final până nu știi toate detaliile evenimentului!

Planificarea și organizarea unui eveniment necesită multă muncă și strategie, însă rezultatele vor fi pe măsură. Dacă știți clar de la început care este bugetul de care dispuneți și gestionați acest aspect atent și realist puteți obține rezultate ce fac diferența între un eșec și o reușită atunci când discutăm despre evenimente.

Cunoașterea tuturor cheltuielilor, estimarea corectă a acestora, documentarea realistă în piață a prețurilor de la furnizorii de servicii și a tuturor detaliilor neprevăzute este vitală în realizarea și gestionarea unui buget, care să permită implementarea ușoară a unui proiect.

În cazul evenimentelor recurente, atât în portofoliul tău cât și în cel al clientului, estimările sunt mai aproape de realitate și îți recomand să te bazezi pe acestea, ținând cont mereu să adaugi aproximativ 10% la acest costuri pentru a te asigura că vei obține mereu rezultatele dorite. Acești 10% îți pot acoperi diferențele față de prețurile anterior furnizate sau îți pot oferi oportunitatea să negociezi în numele clientului tău.

Avem și cazuri speciale de evenimente, cum ar fi nunțile, în care de cele mai multe ori cheltuielile  vor depăși așteptările inițiale. Aici trebuie avute în vedere mai multe aspecte, cum ar fi bugetul inițial al clientului, nevoile acestuia, modificările survenite pe parcurs cât și furnizorii de servicii.

Asemeni oricărui eveniment, fiecare aspect al acestuia costă, de la cele majore până la cele aparent minore, mărturii, accesorii mireasă, cadouri nași, aranjamente florale, închirieri de porumbei, artificii și multe altele.

Scopul tău, că și organizator de evenimente, este să optimizezi cheltuielile, să obții parteneriate sau colaborări conforme cu solicitările clientului tău. Să prioritizezi cheltuielile în baza nevoilor evenimentului cât și ale  beneficiarului.

Trebuie mereu să te adaptezi atât tu cât și bugetul, situațiilor neprevăzute. Echilibrul în realizarea unui buget este una dintre principalele tale provocări.  Realizarea acestuia este parte integrată a procesului de planificarea. Bugetarea trebuie să mențină evenimentul în anumiți parametri, astfel încât după implementare să nu apare inexactități financiare.

Beneficiul principal al unei bugetari corecte este oferit de echilibrul calității oferite în raport cu cerințele clientului tău. Prin faptul că te încadrezi în bugetul inițial, te protejezi de neplăceri, ce pot apărea la finalul evenimentului,

De asemenea este foarte important, că de fiecare dată, planificarea să pornească și să rămână în jurul acestui subiect. Crearea unui buget realist este cheia succesului în evenimente.

Nunta, spre exemplu, cel mai important eveniment pentru majoritatea persoanelor, reprezintă și cel mai costisitor eveniment pe care ai putea să-l organizezi pentru acest tip de clienți. De aceea atunci când îți alegi nișa evenimentelor private, este foarte important să înțelegi nevoile de baza ale clientului, să ai în vedere aspecte strict legate de aceste evenimente și să ai mereu furnizori de încredere. Imediat după stabilirea datei este recomandat să începeți discuția privind organizarea și automat realizarea bugetului.

Organizarea unui eveniment este un proces ce implică strictețe în construirea bugetului. Numeroasele detalii ale acestuia sunt legate de partea logistică și decor, ce pot ridică probleme organizatorului de evenimente atunci când trebuie să prezinte clientului sau bugetul.

Planificarea bugetului

Realizarea unui buget presupune multe detalii pe care un event planner trebuie să le cunoască înainte de a prezenta un estimat clientului sau. Este suficient că un singur detaliu să nu fie luat în calcul și estimările tale vor avea de suferit în viitor.

Sfatul meu este să nu te grăbești să faci estimări ci să aștepți ofertele furnizorilor în cazul evenimentelor punctuale în care nu stăpânești foarte bine cunoașterea efectivă a costurilor furnizate de către terți.

În realizarea bugetelor un aspect foarte important este să iei în calcul taxele diferențiată pentru diverse servicii contractate. Acest lucru înseamnă serviciile de cazare, catering-ul, transportul, taxele achitate pentru evenimentele în spațiile publice sau taxele ce urmează să le achiți în urmă comercializării de bilete. Toate aceste taxe, dacă nu sunt luate în calcul pot aduce prejudicii majore profitului tău.

Când realizăm un buget ținem cont de perioadele în care vom plăți furnizorii. Ține cont clientul tău poate plăti un avans  iar la final restul sumei, sau poate faci plăți eșalonate în funcție de mărimea și durata proiectului vostru.

Tu că și organizator de evenimente este bine să-ți negociezi plățile și termenele de plata către furnizori.

Nu lasă nimic neverificat și lucrează mereu organizat.

Indiferent de tipul evenimentului vei avea un buget fix în care te vei încadra cu cheltuielile.

Bugetul va cuprinde mereu un set de detalii pe care iți vei construi evenimentul

• Locație
• Food&Drinks
• Tehnic
• Servicii Foto & Video
• Artist & Host
• Producții & giveaway-uri
• Activații
• PR
• Diverse

Fiecare set de cheltuieli poate fi ajustat conform nevoilor tale și ale evenimentului organizat.

Dacă ți-a plăcut acest articol și dorești să afli mult mai multe despre organizarea evenimentelor te invit pe pagină mea de Facebook.

O poți accesa chiar AICI