fbpx

Ce este un brief si cum îl citim | organizare evenimente

In lumea organizatorilor de evenimente vei întâlni mereu termeni noi si poate te vei întreba ce înseamnă. Eu iți spun ca trebuie sa fii pregătit, pentru a te prezenta in fata clientului tău ca un profesionist.

 

Sa trecem la treaba! Începem cu brief-ul.

CE ESTE UN BRIEF?

Acesta reprezintă un document pe care îl primești de la client. Indiferent de natura evenimentului, fără un brief nu poate exista un eveniment!

Trebuie sa aibă toate informațiile necesare despre evenimentul solicitat, având un conținut specific, cu secțiuni standard, pe care daca nu le regăsești iți recomand sa le soliciți

ORGANIZATIA SAU BRANDUL – CLINETUL

La aceasta secțiune vei regăsi informații generale despre clientul tău.

  • Viziunea
  • Misiunea
  • Valorile
  • Obiectul de activitate
  • Domeniul
  • Produsele sau serviciile sale
  • Date de contact ale unei persoane de la care vei solicita informații suplimentare

 

OBIECTIVELE

In acesta secțiune clientul comunica rezultatele pe care le dorește in urma procesului de comunicare, adică in urma evenimentului solicitat.

Obiectivele se traduc in reacții obținute din partea publicului ținta (acestea trebuie sa fie specifice, măsurabile si sa se încadreze in planul general al clientului tău).

 

Putem puncta anumite obiective, dar lista nu se oprește aici

 

  • Creșterea vânzărilor
  • Creșterea vizibilității brandului
  • Îmbunătățirea imaginii
  • Comunicare rezultatelor obținute pe trimestru sau pe an
  • Lansarea unui produs
  • Extinderea unei companii
  • Un moment important din viată liderului unei companii
  • Crearea unei legături strânse cu publicul  – concert in cazul unui eveniment public – team building in cazul unui eveniment corporate
  • Îmbunătățirea relațiilor cu presa – testări de produse, vizita la noul sediu
  • Atingerea unui public nou
  • Îmbunătățirea imaginii companiei – evenimentele pot fi instrumente eficiente in gestionarea comunicării post-criza
  • Informarea/educarea publicului cu privire la anumite produse, procese

 

PUBLICUL TINTA

Este un detaliu foarte important, pe care majoritatea clienților îl omit in a-l comunica. Datoria ta este sa soliciți toate informațiile despre publicul (participanții) evenimentului.

Trebuie realizată o analiza clara a publicului ținta, cu segmentare socio-demografica, hobby-uri si multe altele.

 

STRATEGIE

De cele mai multe ori, in cazul clienților business, strategia este extrem de importanta. Ce pot sa-ti spun din experiență proprie, este ca de cele mai multe ori, aceasta este lăsata in seama agențiilor.

Dar ce nu se înțelege, este faptul ca strategia de comunicare in cadrul evenimentelor nu este punctuala si nu se manifeste izolat, doar in cadrul unui singur proiect. Este important sa identifici ce alte acțiuni a întreprins clientul tău pana la furnizarea brief-ului.

 

METODA DE EVALUARE SI MASURAREA

Trebuie sa cunoști indicatorii care sa iți arate ca obiectivele propuse au fost atinse. Tu trebuie sa cunoști ce înseamnă pentru clientul tău un eveniment reușit sau un eșec, pentru a te putea raporta la acestea si sa îndeplinești sarcinile pentru a atinge rezultatele mult așteptate.

 

BUGET 

Poți citi mai multe despre buget în acest articol.

Este necesar sa fie comunicat încă de la început. In baza acestuia vei construi tot conceptul si automat evenimentul.

 

DEADLINE-URI

Clientul va comunica termenele limita pentru diferite etape ale evenimentului.

 

ELEMENTE DE BRANDING

La aceasta secțiune trebuie sa regăsești un manual de branding al clientului tău, cu toate culorile, expresiile, logo-urile permise. In cazul in care nu are un manual de branding, acesta trebuie sa specifice aici toate aceste detalii

Cum „citim” și cum „rezolvam” brief-ul primit de la client.

Primul pas în momentul primirii brief-ului este documentarea.

Practic în acest moment, TU organizatorul, în cazul în care nu cunoști clientul, cauti informații despre acesta, pentru a vedea care este istoria acestuia, publicul tintă, implementarea evenimentelor din trecut, metodele de comunicare, reclamele și multe altele, în funcție de industrie și serviciul solicitat.

În acest pas trebuie înțeleasă filozofia și cultura organizațională a clientului.

 

În pasul următor se analizează obiectivele proiectului, transmise prin intermediul brief-ului. Forma finala va fi lucrata de așa maniera încât să fie în concordanta cu cerințele clientului dar și să se alinieze cu bugetul comunicat.

În ultimul pas, se va discuta strategia. Ce platforme de comunicare se vor utiliza, ce mesaj dorește să transmită clientul, modul de comunicare și tipul evenimentului.

La final în baza brief-ului se va realiza CONCEPTUL evenimentului cu propunerile conforme cu solicitările clientului.

Sper ca acest articol iți este de folos si ai învățat astăzi lucruri noi despre acest domeniu.

Intre timp te invit si pe tine sa te abonezi la mini cursul meu in care iți prezint in doar 4 materiale multe alte detalii importante pentru un viitor organizator de evenimente.

Abonează-te pe link-ul de mai jos

MINI CURS GRATUIT ONLINE 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *